Cómo gestionar solicitudes ARCOP en tu empresa
Protocolos de recepción y respuesta para cumplir los plazos legales y evitar sanciones.
Las solicitudes ARCOP son el mayor riesgo operativo inmediato. Cada titular puede ejercer sus derechos desde ya. Si tu empresa no tiene un protocolo, cualquier respuesta tardía o incompleta puede generar una denuncia ante la Agencia.
Protocolo de recepción
Qué debe ocurrir desde que llega una solicitud hasta que queda registrada.
Email dedicado (ej. datospersonales@tuempresa.cl) o formulario web accesible desde tu sitio.
Confirma al titular que recibiste su solicitud e informa el plazo de respuesta.
Lleva un registro interno con: fecha de ingreso, tipo de derecho ejercido, RUT del solicitante y estado.
Confirma que quien solicita es el titular o su representante autorizado. Puedes pedir cédula o poder notarial.
Configura alertas o recordatorios: tienes 30 días corridos desde el ingreso para responder.
Protocolo de respuesta
Cómo estructurar internamente la decisión y la comunicación al titular.
Designa quién analiza la solicitud y quién autoriza la respuesta. Sin roles claros, las solicitudes se pierden.
¿Procede dar trámite? Evalúa si la solicitud es completa, si hay base para negarla, y qué datos involucra.
Si deniegas, debes explicar el motivo. Además, debes informar al titular que tiene 30 días hábiles para reclamar ante la Agencia.
Guarda copia de la solicitud, tu análisis y la respuesta enviada con fecha. En un procedimiento sancionatorio, esta es tu defensa.
Plazos para la empresa
Referencia rápida para no incurrir en infracción.
| Acción | Plazo |
|---|---|
| Acuse de recibo | Inmediato |
| Respuesta al titular | 30 días corridos |
| Prórroga (si la solicitas) | Otros 30 días corridos — debes avisar antes de vencer el primer plazo |
| Bloqueo temporal de datos | 2 días hábiles |
| Respuesta ante la Agencia (si el titular reclama) | 30 días corridos |
Casos especiales
Situaciones que requieren atención diferenciada en tu protocolo.
Pueden ejercer algunos derechos en representación del titular. Deben acreditar su condición con documentación.
Los derechos los ejercen sus padres o representantes legales. Exige la documentación correspondiente.
Puedes negarles trámite, pero debes fundarlo y notificar al titular de su derecho a reclamar ante la Agencia.
¿Necesitas implementar tu protocolo ARCOP?
Te ayudamos a diseñar el flujo completo adaptado a tu empresa.
Consulta aquí